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辦公家具招標采購注意事項

2020-10-10   來源:亚博取款有保障辦公家具

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辦公家具招標采購注意事項

1.編製精準的技術需求

結合以往采購項目,製定辦公家具產品技術標準。對於辦公室、會議室等常規辦公辦公家具,結合以往采購項目需求,從專家和供應商處多方了解調研,從辦公家具種類、材質等方麵,詳細列舉各項技術指標及參數,例如按照結構材質、產品功能、環保指標要求等類型,分別列舉各指標的種類,製定木質、鋼製和鋼木製類的辦公桌、辦公椅、文件櫃等產品的技術編製指南。同時,從服務要求、成品驗收方案、評分標準等方麵,更加全麵的對辦公家具采購需求進行說明完善。可以說需求編製指南具有很大的指導作用,采購人可以根據指南,結合自身情況進行采購需求編製,為項目打下良好基礎,提高采購效率。

2.做好充分的需求論證

對於采購單位的新需求,根據需求編製指南進行整合,必要時,邀請辦公家具行業內資深專家和采購單位一起反複論證,結合項目預算,做到真正能夠把需要購買的產品詳細描述出來,確保每款產品標準統一,如有必要,可以提供產品設計圖或實物圖片作為參考。雖然辦公家具需求論證過程比較繁瑣,耗費精力較多,但是在需求不明確的情況下,論證工作是非常有意義且必要的。

3.確定科學的評分標準

最初評分標準中主觀性評分項較多,評審專家的權力也相對較大,有時會導致專家打分比較隨意,這種情況下,很難把真正優秀的供應商挑選出來。隨著政府采購發展日漸成熟,財政部要求日漸完善,辦公家具采購項目評分標準的製定也日漸合理,現階段的各評分項都必須量化、必須有據可循。

近年的辦公家具評分標準包括商務、服務、產品質量和技術水平等方麵,以產品質量和技術水平為例,包含了產品彩色圖片及三視圖、所投產品使用原輔材料及五金件情況等評分項,要求各供應商根據招標文件要求,對所投產品進行逐個響應,詳細體現各廠家產品設計、選材等情況,除此之外,評分標準中還包括生產設備情況、產品生產過程質量控製措施、成品驗收方案等評分項,將采購過程各環節的重要控製因素體現在評分標準中。最終確定中標供應商後,采購單位可以根據供應商的投標文件內容對產品質量和項目實施過程進行監督控製。

4.評審引入擺樣環節

將無形評審變為有形判斷,將文字描述變為直觀感受。為了更直觀的檢驗各供應商對招標文件的理解程度,以及辦公家具製作的水平和質量,我們引入了樣品評審,也就是挑選技術文件中比較具有代表性的幾件產品,要求供應商在規定時間內製作完成並遞交到指定地點,需要注意的是所有樣品不得有任何顯示供應商名稱等信息的標識。通常做法是在評審環節的符合性審查完成後,組織評審委員會成員對樣品進行暗標評審,由專家按照評分標準要求,從樣品的技術符合程度、選材、造型、工藝以及是否結實耐用等方麵進行打分,擺樣評審結束後,再回到商務、技術、服務等明標評審環節,隨後價格得分確定最終的供應商排名。供應商拿出來的樣品是摻不得半點假的,每個供應商對需求的理解,對項目的重視程度,辦公家具製作的真實水平,都可以通過樣品體現出來,做工優秀的樣品確實能夠在這一環節脫穎而出,而在擺樣評審中獲得高分的供應商,往往在投標響應文件中也表 現出色。考慮到供應商的投標成本,在采購單位同意的前提下,對不撤回樣品的供應商給予一定補償,通常是所有擺樣樣品總價算術平均值的60%。中標供應商的擺樣樣品將被封存,作為驗收依據之一。

5.注重體現政策實施

為了更好的體現實施財政部關於扶持中小企業和監獄企業、以及優先采購節能環保產品等政策,在采購文件中增加相應條款,將政策導向落到實處。比如在公開招標項目中,對於小微或監獄企業,對其產品價格給予6%的扣除,用扣除後的價格參與評審。

在評分標準中,對投標產品為環保清單內的產品,給予適當加分,鼓勵企業優先投報環保產品。在競爭性談判項目中,因為沒有評分標準,所以除了小微及監獄企業折扣外,對於環保產品,對其產品價格給予1% 的扣除,用扣除後的價格參與評審。談判項目的成交規則是,在實質性響應競爭性談判文件要求的談判供應商中,按報價由低到高向采購人推薦成交候選供應商。對於屬於小微或監獄企業,且又投報了環保產品的供應商,價格折扣為他們提供了更多的成交機會。

6.提高采購信息化程度

近年來,隨著政府采購信息化的普及,投標成本已經大大降低,中心更是實現了從招投標文件製作到專家評審等全流程電子化。供應商隻需在網上下載采購文件,使用投標客戶端進行文件編製,再通過係統上傳投標文件壓縮包,不用再製作複雜的紙質文件,同時,利用電子簽章,使因未簽字蓋章而造成無效投標的可能性大大減小。實現招投標全流程電子化後,投標成本幾乎沒有,辦公家具廠家參與項目的積極性有很大提高,不管項目大小,投標人數量都維持在10家左右,與以往比增加了一倍。

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